Nieuwe werkkostenregeling per 1 januari 2011

De werkkostenregeling is een nieuw systeem om de belastbaarheid van vergoedingen en verstrekkingen vast te stellen. Het gaat alleen om vergoedingen en verstrekkingen in het kader van de arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer. Vergoedingen en verstrekkingen zijn in te delen in drie categorieën:

1. Posten die binnen het forfait van de werkkostenregeling vallen.

2. Gerichte vrijstellingen.

3. Overige posten.

1. Posten die binnen het forfait van de werkkostenregeling vallen

Een werkgever mag 1,4% van de totale loonsom gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Over de waarde van de vergoedingen en verstrekkingen die uitkomt boven de 1,4% is de werkgever eindheffing verschuldigd van 80%. Deze 80% is een werkgeverslast en kan niet op de werknemer verhaald worden. Er zijn geen werknemerspremies en premie zorgverzekeringswet verschuldigd.

In beginsel vallen alle vergoedingen en verstrekkingen die niet als gerichte vrijstelling of overige posten zijn aan te merken onder dit forfait. Als voorwaarde geldt wel dat de vergoedingen en verstrekking niet in belangrijke mate (30%) hoger zijn dan gebruikelijk is. Dat betekent dat het niet mogelijk is om een werknemer een extreem hoge vergoeding te geven die niet past bij zijn gebruikelijk kostenpatroon.

Ook kan een werkgever met zijn werknemer(s) afspreken dat bepaalde posten bij de werknemer als normaal loon belast worden.

Nihil-waardering en lagere waardering

Er is een categorie verstrekkingen die onder het forfait van 1,4% valt, maar waarvoor een nihil-waardering of een lagere waardering geldt. Dat houdt in dat de verstrekking van deze posten feitelijk onbelast of lager gewaardeerd kan worden. De definitieve posten zijn nog niet bekend. Deze worden uiteindelijk in de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 opgenomen. Van een aantal posten is echter wel nu al aangegeven dat ze op nihil of lager gewaardeerd worden.

Nihilwaardering:

• arbo-voorzieningen;
• vakliteratuur op de werkplek;
• consumpties tijdens werktijd, die geen deel uitmaken van de maaltijd;
• inrichting van de werkplek, niet zijnde de werkplek in de eigen woning;
• mobiele telefoons (zakelijke gebruik >10%);
• openbaarvervoerkaart (mede zakelijk gebruik);
• portable computers, zoals notebooks en laptops (zakelijk gebruik 90% of meer);
• uniformen, werkkleding die uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens het werk te dragen;
• werkkleding die op het werk achterblijft;
• voordeelurenkaart (mede zakelijk gebruik).

Lagere waardering:

• maaltijden in bedrijfsrestaurants;
• bedrijfsfitness op het werk;
• personeelsleningen, andere dan hypothecaire leningen (een normrente is van toepassing).

Oud-werknemers/pensioengerechtigden

De volgende vergoedingen en verstrekkingen aan oud-werknemers/pensioengerechtigden vallen ook onder het forfait:

• kortingen bij aanschaf van een branche-eigen product van de werkgever of een verbonden vennootschap van de werkgever;
• vergoedingen en verstrekking die de werkgever ook aan één of meer werknemers van het bedrijf verstrekt. Bijvoorbeeld het kerstpakket dat werknemers maar ook pensioengerechtigden ontvangen.

2. De gerichte vrijstellingen

Een aantal specifieke vergoedingen en verstrekkingen is onbelast. Het gaat om de volgende vergoedingen en verstrekkingen:

• reiskosten (€ 0,19 per kilometer);
• abonnementen voor reizen met openbaar vervoer;
• kaartjes voor zakelijk reizen met openbaar vervoer;
• bijscholing, cursussen, congressen, training, studiekosten;
• maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen;
• verblijfkosten door tijdelijke werkzaamheden elders (bijvoorbeeld maaltijden tijdens dienstreizen);
• outplacement;
• zakelijke verhuiskosten;
• extraterritoriale kosten (30% regeling).

De kostenposten die onder de gerichte vrijstelling vallen, kunnen in de vorm van een vaste kostenvergoeding uitbetaald worden. Het is dan wel verplicht dat aan deze vaste kostenvergoeding een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt. Als geen onderzoek is gedaan, valt de vaste vergoeding in het forfait van 1,4%.

3. Overige posten

De onderstaande posten vallen buiten het forfait van de werkkostenregeling en de gerichte vrijstellingen. Voor deze posten blijft de huidige regelgeving bestaan.

• bijtelling van de auto van de zaak;
• gratis of goedkoper bewonen van een dienstwoning;
• rentevoordeel op hypothecaire personeelsleningen.

De volgende posten zijn en blijven volledig belast.

• vergoedingen en verstrekkingen van (strafrechtelijke) geldboeten, wapens en munitie en gevaarlijke dieren.

Vrijgesteld zijn

• intermediaire kosten.

Hierbij gaat het om kosten:

• die betrekking hebben op de aanschaf of onderhoud van zaken die tot het vermogen van de werkgever behoren, bijvoorbeeld kosten die betrekking hebben op de auto van de zaak die aan de werknemer ter beschikking is gesteld, of
• kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering, bijvoorbeeld relatiegeschenken, dinerkosten van de zakelijke relatie bij diner met zakelijke relatie.

Bij zuivere intermediaire kosten speelt het element van arbeidsbeloning geen enkele rol, de terugbetaling van intermediaire kosten heeft betrekking op de relatie debiteur/crediteur.

Jacqueline Ros is werkzaam bij de Jong&Laan. Mocht u vragen hebben naar aanleiding van dit artikel, dan kunt u bij haar terecht. Maar ook haar collega's bij een van de andere bij Het Regionaal Alternatief aangesloten kantoren helpen u graag verder. Voor contactinformatie klik hier.

Mei 2010