Van rechtmatigheid naar rechtmatigheidbeheer

Veel inspanningen in 2005
Uit een onderzoek in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties blijkt dat 68% van de onderzochte gemeenten 1 in het kader van de rechtmatigheid over het dienstjaar 2004 van de accountant een
zogenaamde ‘geen onderzoek-verklaring' heeft ontvangen. Dit betekent dat de betreffende gemeenten nog geen of geen volledig normenkader voor de rechtmatigheidcontrole hebben uitgewerkt waardoor de accountant geen
onderzoek heeft kunnen uitvoeren. Bij 79% van de gemeenten met minder dan 10.000 inwoners was geen rechtmatigheidonderzoek mogelijk, bij gemeenten met meer dan 100.000 inwoners was dat in 35% het geval. Met ingang van 2005 is deze situatie overigens niet meer mogelijk, elke gemeente zal een normenkader moeten hebben vastgesteld dat de accountant zal gebruiken bij de controle van de jaarrekeningen 2005 van gemeenten. De accountant kan niet meer een ‘geen onderzoek-verklaring' afgeven (2004 was een overgangsjaar).

Vele gemeenten hebben in 2005 veel werk verricht om te komen tot een toetsbaar normenkader. Toetsbaar wil zeggen dat het normenkader in een toetsingskader is geoperationaliseerd waarbij onder meer tegenstrijdige
regels en regels waarbij de kosten hoger zijn dan het effect van de naleving, zijn aangepast. Vooral de Raad heeft hierbij een nadrukkelijke rol gespeeld, immers de kaders voor controle worden door de Raad gesteld.

1 Haute Finance heeft in opdracht van het Ministerie van Binnenlandse
Zaken en Koninkrijksrelaties een onderzoek naar rechtmatigheid over het jaar 2004 uitgevoerd bij 420 gemeenten.

De valkuil van rechtmatigheid
De invoering van de rechtmatigheid is door veel gemeenten projectmatig aangepakt met een hoofdrol voor de accountant en de financiële specialisten van de gemeenten, al dan niet aangevuld met externen. Hierin
schuilt eigenlijk al de grootste valkuil. Rechtmatigheid en rechtmatigheidcontrole zit te veel in de ‘hoek van Financiën', is onvoldoende ‘omarmd' binnen de gemeente en wordt gezien als een doel op zich. Nadat de eerste stappen op gebied van rechtmatigheid zijn gezet, moeten accountant en Financiën het verder maar op zich nemen, ‘we doen het voor de accountant'. Zonde van de tijd en inspanning! Maar hoe dan verder?

Hoe verder?
Gemeenten zullen rechtmatigheid moeten integreren in de primaire processen en in de huidige maatregelen gericht op risicobeheersing. Lijnmanagers zijn niet alleen verantwoordelijk voor een doelmatige en doeltreffende inrichting alsmede verloop van de werkprocessen, maar ook voor het rechtmatig handelen binnen die werkprocessen. Onrechtmatig handelen betekent dat onderdelen van interne en/of externe wet- en regelgeving niet worden nageleefd en leidt naast de financiële gevolgen ook mogelijk tot imagoschade voor de gemeenten. Ook met betrekking tot 2005 hebben gemeenten eerst na de accountantscontrole in 2006 een idee of handelingen al of niet rechtmatig zijn verricht. Voor de Raad, het College en het ambtelijk management is dit een zeer ongewenste situatie. Dit leidt tot verassingen en vooral reactief gedrag waarbij gen structurele bijsturing meer kan plaatsvinden. Ons advies is dan ook; maak van rechtmatigheid een management tool, waarbij op basis van informatie structureel en pro-actief kan worden bijgestuurd!

Aanpak Het Regionaal Alternatief
Gemeenten moeten de werkprocessen periodiek toetsen op de naleving van aspecten van rechtmatigheid (naast andere aspecten, waaronder interne controle e.d.). Dit is mogelijk, nu met ingang van 2005 elke gemeente
beschikt over een toetsingskader voor de rechtmatigheidcontrole. Echter, net zoals bij elke nieuwe taak vormt zowel kennis als capaciteit een probleem bij de invulling van de intern uit te voeren onderzoeken naar de naleving van de rechtmatigheid. En juist hierbij kan Het Regionaal Alternatief u ondersteunen, met zowel kennis als capaciteit. Hierna werken wij onze fasegewijze aanpak in hoofdlijnen uit.

Stap 1 bepaling van te controleren processen rechtmatigheidcontrole
Ten eerste dient op basis van een risicoanalyse te worden bepaald welke processen voor controle op de naleving van rechtmatigheidaspecten in aanmerking komen. Dit zijn voornamelijk processen van een bepaalde omvang
(op basis van de door de Raad vastgestelde materialiteit) maar bijvoorbeeld ook processen waarbij de imagoschade ingeval van onrechtmatig handelen hoog is. Mede in overleg met de gemeente worden de te controleren
processen bepaald en de volgorde vastgesteld.

Stap 2 opstellen controleaanpak en controleprogramma rechtmatigheidcontrole
Voor de te controleren processen worden op basis van procesbeschrijvingen en het toetsingskader de te controleren rechtmatigheidaspecten geïnventariseerd. Hierbij wordt een relatie gelegd met de 9 getrouwheidsaspecten van rechtmatigheid. Op basis van een toerekening van de totale materialiteit voor de rechtmatigheid naar afzonderlijke
processen wordt de omvang en diepgang van de controlewerkzaamheden nader bepaald. Dit resulteert in een gedetailleerd controleprogramma waarin de uit te voeren werkzaamheden stap voor stap zijn beschreven.

Stap 3 uitvoeren rechtmatigheidcontrole
Op basis van het in stap 2 ontwikkelde controleprogramma wordt de rechtmatigheidcontrole uitgevoerd. Per stap worden de uitgevoerde werkzaamheden gedocumenteerd in het controledossier. Gedurende de werkzaamheden bestaat veelvuldig contact met betrokken ambtenaren. De bevindingen worden direct besproken met de betrokkenen en tevens worden aanbevelingen geformuleerd. De uitvoering van de werkzaamheden voor de rechtmatigheidcontrole vindt plaats door assistenten, begeleid door ervaren medewerkers.

Stap 4 concluderen werkzaamheden rechtmatigheidcontrole
Na review van de door de assistenten uitgevoerde werkzaamheden worden de controlebevindingen samengevoegd en wordt een totaaloordeel over het rechtmatig handelen binnen het betreffende proces gevormd. De bevindingen
en aanbevelingen worden gerelateerd aan de 9 getrouwheidsaspecten en in concept besproken met de betrokkenen en gevalideerd.

Stap 5 rapportage bevindingen en aanbevelingen
Naar aanleiding van de controlewerkzaamheden wordt een rapportage opgesteld waarin de bevindingen en aanbevelingen zijn opgenomen. Naast de bevindingen op het gebied van rechtmatig handelen binnen het betreffende proces, kunnen tevens aanbevelingen worden gegeven inzake de opzet (toetsingskader) en inrichting van het proces met betrekking tot de rechtmatigheid. Ondanks de discussies inzake het opstellen van het normenkader kan naar aanleiding van de uitgevoerde controle worden vastgesteld dat bijvoorbeeld in bepaalde verordeningen rechtmatig-heidbepalingen zijn opgenomen die tegenstrijdig zijn met andere regelgeving. Daarnaast kan de handhaving van bepaalde rechtmatigheidaspecten gepaard gaan met onevenredig hoge kosten. Ook op deze aspecten zullen wij aanbevelingen formuleren.

Varianten in dienstverlening
Voor de hierboven uitgewerkte aanpak geldt dat gemeenten de expertise binnen Het Regionaal Alternatief niet voor elke fase behoeven in te kopen. Een andere veel gebruikte variant is een samenwerkings- en opleidingsmodel
ingeval niet voldoende maar wel enige capaciteit en/of kennis inzake de uitvoering van werkzaamheden op gebied van rechtmatigheidcontrole beschikbaar is. Door de modulaire aanpak is elke vorm mogelijk, zelfs alleen een coachende rol behoort tot de mogelijkheden. In het samenwerkingsmodel wordt ten behoeve van de uit te voeren
onderzoeken een team van functionarissen uit de gemeente samengesteld, aangevuld met één of meerdere adviseurs van Het Regionaal Alternatief. Gezamenlijk worden de fasen in het onderzoek uitgevoerd waarbij gedurende
het proces de kennis inzake de opzet en uitvoering van de onderzoeken aan de functionarissen van de gemeente wordt overgedragen. Hierbij is elke variant mogelijk waarbij uiteindelijk de functionarissen van de gemeente
volledig zelfstandig de rechtmatigheidonderzoeken kunnen uitvoeren. Maar vanzelfsprekend kunt u het gehele traject ook uitbesteden aan Het Regionaal Alternatief.

Het Regionaal Alternatief - daadwerkelijk onafhankelijk!

Waarom het Regionaal Alternatief?
Bij rechtmatigheidonderzoeken is onafhankelijkheid een belangrijk aspect waardoor u niet bij uw huisaccountant terecht kunt terwijl vaak ook interne functionarissen niet altijd de juiste onafhankelijke houding hebben. Dan bent u bij ons aan het goede adres. Wij richten ons juist niet op de controle van de jaarrekeningen van gemeenten en kunnen dus volledig onafhankelijk onderzoeken uitvoeren. Dat doen wij met de inzet van pragmatische en
oplossingsgerichte specialisten in de markt van de Lokale Overheid die hun sporen bij de bekende grotere accountants- en advieskantoren hebben verdiend. Specialisten die uw taal spreken en om kunnen gaan met politiek
bestuurlijke verhoudingen en daarbij continu gericht zijn op procesverbeteringen in uw organisatie.

Daarnaast is accountancy onze ‘core-business'. Onze op risicoanalyse gebaseerde aanpak, kennis en ervaring zijn uw garanties dat de onderzoeken inzake rechtmatigheid efficiënt en effectief worden uitgevoerd. En indien
gewenst stemmen wij onze werkzaamheden af met uw controlerend accountant van de jaarrekening. Zo snijdt het mes aan twee kanten; met behulp van de resultaten uit de onderzoeken heeft u een sturingsinstrument in handen en
uw accountant kost u minder geld!

Heeft u vragen of wilt u nadere informatie over de rechtmatigheidcontrole, Het Regionaal Alternatief of andere onderwerpen, neem dan vrijblijvend contact op met een van de kantoren.