Rechtmatige verstrekking van subsidies door gemeenten niet gegarandeerd

Het Regionaal Alternatief heeft van zowel kleine als grote gemeenten de subsidieverordening beoordeeld op aspecten van rechtmatigheid. Het quick scan onderzoek was met name gericht op de uitwerking van het voorwaardencriterium ofwel op de vraag of: subsidieverordeningen bepalingen bevatten die uit oogpunt van rechtmatigheid voor problemen kunnen zorgen; de gestelde voorwaarden bijdragen aan het door de gemeente onderkende risico.

Uit het onderzoek is gebleken dat gemeenten o.m. de volgende voorwaarden in de subsidieverordening hebben opgenomen die voor mogelijke problemen op het gebied van rechtmatigheid kunnen zorgen:

• subsidieontvangers dienen bij de aanvraag een activiteitenplan in te dienen waarin opgenomen kritieke succesfactoren en prestatie-indicatoren;
• de subsidieontvanger moet tussentijdse rapportages indienen;
• de subsidieontvanger moet uiterlijk binnen 2 maanden na afloop van het boekjaar een jaarrekening met accountantsverklaring indienen (met verwijzing naar de Algemene Wet Bestuursrecht);
• bij de verantwoording dient een activiteitenverslag te worden ingediend.

Op zich kunnen bovengenoemde voorwaarden uit oogpunt van de gemeente een goede bijdrage leveren aan op afstand gezette activiteiten. Echter, in alle door ons onderzochte verordeningen zijn genoemde voorwaarden
verbindend voor alle subsidieontvangende partijen, dus ook voor bijvoorbeeld kleinere stichtingen en (sport)verenigingen. En juist hierin schuilt het probleem. Vooral kleinere subsidieontvangende partijen hebben
geen activiteitenplan en -verslag of een state-of-the-art stelsel van kritieke succesfactoren en prestatie-indicatoren. Daarnaast is de omvang van een kleinere organisatie veelal onvoldoende om op rationele wijze een
accountants-controle te laten plaatsvinden. Daarnaast zullen maar weinig subsidieontvangende partijen binnen 2 maanden na afloop van het boekjaar een jaarrekening gereed hebben.

Bij nadere bestudering blijkt dat subsidieverordeningen in veel gevallen zijn gebaseerd op de VNG-verordening (met algemene verwijzingen naar de Algemene Wet Bestuursrecht) en zijn gericht op de grote subsidieontvangende partijen. Voor kleinere organisaties biedt de subsidieverordening geen uitzonderingen waardoor de rechtmatigheid van aan kleinere partijen verstrekte subsidies al snel in het gedrang komt omdat zij niet kunnen voldoen aan de voorwaarden in de subsidieverordening. Daarvoor is de omvang van de activiteiten en overheadorganisatie van
dergelijke organisaties veelal te klein.

De kern van ons advies is om in de subsidieverordening een mogelijkheid op te nemen dat bij subsidies beneden bijvoorbeeld €10.000 (afhankelijk van de grootte van de gemeente) bepaalde regels niet van toepassing zijn.
Onder meer gaat het dan om uitgebreide inhoudelijke plannen en verslagen en de verplichting een accountants-controle te ondergaan (eventueel kan dan een door een accountant gecontroleerd overzicht van bestedingen van de
subsidie volstaan). Eventueel bestaat ook de mogelijkheid om in de toekenningsbrief aanvullende voorwaarden op te nemen. Daarnaast dienen gemeenten zich te realiseren op welke wijze bepaalde voorwaarden bijdragen aan welk doel inzake het vastgestelde beleid voor subsidieverstrekking. Van bepaalde voorwaarden in de subsidieverordening
is het moeilijk vast te stellen wat uit oogpunt van de gemeente de toegevoegde waarde is. Daarbij dienen gemeenten zich bij het opstellen van (niet alleen) de subsidieverordening te realiseren of het voldoen aan de voorwaarden een mogelijk probleem kan worden uit oogpunt van rechtmatigheid, waarna eventueel naar alternatieven kan worden gezocht. In het quick scan onderzoek is in het kader van rechtmatigheid slechts ‘de norm' bij het verstrekken van subsidies beoordeeld. Het onderzoek heeft zich niet gericht op aanbevelingen in het primaire proces ofwel de
naleving binnen de gemeente van de regels die in de subsidieverordening zijn gesteld. Ook hiervoor geldt dat de norm, ofwel de subsidieverordening eenduidig, effectief en efficiënt moet kunnen worden nageleefd.

Bent u ook nieuwsgierig of de voorwaarden in de subsidieverordening in uw gemeente:

• een mogelijk rechtmatigheidsprobleem opleveren?
• op voorhand leiden tot problemen bij de naleving door de afdeling subsidieverstrekking?
• een onjuiste vertaling zijn van hetgeen de gemeente met het beleid ten aanzien van subsidieverstrekking wil bereiken?

Neem dan contact op met de vertegenwoordiger van Het Regionaal Alternatief in uw regio. Samen met u zorgen zij voor een heldere, effectieve en efficiënte subsidieverstrekking!