Nieuwe werkkostenregeling per 1 januari 2011

Werkgevers kunnen voor de jaren 2011, 2012 en 2013 kiezen of ze de nieuwe regels gaan toepassen of dat ze nog gebruikmaken van de huidige regels voor vergoedingen en verstrekkingen. Als wordt gekozen voor de wetgeving van 2010, geldt voor personeelsreizen en personeelsfeesten wel een maximum van € 454 per werknemer per jaar.

De nieuwe werkkostenregeling

Vergoedingen en verstrekkingen zijn in te delen in drie categorieën:

1   Gerichte vrijstellingen

2   Intermediaire kosten

3   Posten die binnen het forfait (1,4%) van de werkkostenregeling vallen

1   Gerichte vrijstellingen

De volgende specifieke vergoedingen en verstrekkingen zijn onbelast:

• reiskosten (€ 0,19 per kilometer);
• vervoer in natura in het kader van de dienstbetrekking;
• losse kaartjes voor zakelijk reizen met openbaar vervoer;
• bijscholing, cursussen, congressen, training, studiekosten;
• verblijfkosten door tijdelijke werkzaamheden elders;
• outplacement;
• zakelijke verhuiskosten;
• extraterritoriale kosten (30%-regeling);
• maaltijden met meer dan 10% zakelijk karakter* (bijvoorbeeld maaltijden bij overwerk, koopavonden, dienstreizen);
• vakliteratuur*;
• kosten inschrijving beroepsregister*.

*   Deze posten zijn nog niet definitief wet. De Tweede Kamer heeft wel al ingestemd met de wijzigingen.

2   Intermediaire kosten

Bij intermediaire kosten gaat het om kosten:

• die betrekking hebben op de aanschaf of het onderhoud van zaken die tot het vermogen van de werkgever behoren: bijvoorbeeld kosten die betrekking hebben op de auto van de zaak die aan de werknemer ter beschikking is gesteld;
• die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering: bijvoorbeeld relatiegeschenken of de dinerkosten van de zakelijke relatie bij een diner met een zakelijke relatie.

Onder de werkkostenregeling mag een werkgever de intermediaire kosten onbelast vergoeden.

3   Forfait van 1,4%

Een werkgever mag 1,4% van de totale loonsom* gebruiken voor onbelaste vergoedingen en verstrekkingen. Over de waarde van de vergoedingen en verstrekkingen die uitkomt boven de 1,4% is de werkgever eindheffing verschuldigd van 80%. Deze 80% is een werkgeverslast en kan niet op de werknemer verhaald worden. Er zijn geen werknemerspremies en premie zorgverzekeringswet verschuldigd.

In beginsel vallen alle vergoedingen en verstrekkingen die niet als gerichte vrijstelling of intermediaire kosten zijn aan te merken onder dit forfait. Als voorwaarde geldt wel dat de vergoedingen en verstrekkingen niet in belangrijke mate (30%) hoger zijn dan gebruikelijk is. Dat betekent dat het niet mogelijk is een werknemer een extreem hoge vergoeding te geven die niet past bij zijn gebruikelijke kostenpatroon.

Ook kan een werkgever met zijn werknemer(s) afspreken dat bepaalde posten bij de werknemer als normaal loon belast worden

*   Als de totale loonsom voor meer dan 10% bestaat uit loon uit vroegere dienstbetrekking, telt het loon uit vroegere dienstbetrekking niet mee als grondslag voor de werkkostenregeling.

Nihil-waardering, lagere waardering

Er is een categorie verstrekkingen die onder het forfait van 1,4% valt, maar waarvoor een nihil-waardering of een lagere waardering geldt. Dat houdt in dat de verstrekking van deze posten feitelijk onbelast of lager gewaardeerd kan worden. De verstrekkingen zijn opgenomen in de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011 (URLB 2011).

Nihil-waardering:

• voorzieningen waarvan het niet gebruikelijk is deze elders te gebruiken of verbruiken (het genot van de werkplek in brede zin, zoals van de computer, van het kopieerapparaat, de telefoon, de parkeerplaats op het terrein van de werkgever);
• voorzieningen, in redelijkheid, die rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid dat de werkgever voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet (een veiligheidsbril, een beeldschermbril, speciale isolerende en beschermende kleding, stoelmassage, e.d.);
• consumpties op de werkplek, die geen deel uitmaken van een maaltijd (koffie, thee, snacks, soep, een gebakje bij een verjaardag);
• ter beschikking gestelde kleding indien de kleding uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt is om tijdens de vervulling van de dienstbetrekking te worden gedragen, en ter beschikking gestelde kleding die achterblijft op de werkplek (bij de behandeling van het Belastingplan 2011 is aangekondigd dat de URLB 2011 wordt aangepast, zodat ook kleding met een logo van ten minste 70 cm² onder de nihil-waardering valt);
• ter beschikking gestelde hulpmiddelen, waaronder computers en dergelijke apparatuur, gereedschappen en toebehoren, die geheel of nagenoeg geheel zakelijk gebruikt worden;
• ter beschikking gestelde mobiele communicatiemiddelen - niet zijnde computers en dergelijke apparatuur -, waarvan het zakelijke gebruik van meer dan bijkomstig belang is (mobiele telefoon, e.d.);
• ter beschikking gestelde openbaarvervoerkaart of voordeelurenkaart;
• bedrijfsfitness op de werkplek.

Onder voorwaarden worden de volgende loonbestanddelen ook op nihil gewaardeerd:

• rentevoordeel uit personeelslening die betrekking heeft op de eigen woning van de werknemer;
• rentevoordeel uit personeelsleningen die betrekking hebben op de aanschaf van een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter;
• ziektekostenregeling in eigen beheer bij de werkgever.

Lagere of forfaitaire waardering:

De volgende loonbestanddelen worden forfaitair gewaardeerd wanneer ze geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt of verbruikt:

• maaltijden: €2,90 per maaltijd, dit geldt voor ontbijt, lunch en diner;
• huisvesting en inwoning: €5 per dag, inclusief het genot van energie, water en bewassing;
• kinderopvang: aantal uur maal vastgestelde uurprijs;
• voordeel (laagrentende) personeelslening: hiervoor geldt het rentepercentage dat in het economische verkeer gebruikelijk is.

Oud-werknemers/pensioengerechtigden

De volgende vergoedingen en verstrekkingen aan oud-werknemers/pensioengerechtigden vallen ook onder het forfait:

• kortingen bij aanschaf van een branche-eigen product van de werkgever of een verbonden vennootschap van de werkgever.
• vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever ook aan één of meer werknemers van het bedrijf verstrekt. Bijvoorbeeld het kerstpakket dat werknemers, maar ook pensioengerechtigden ontvangen.

Vaste kostenvergoedingen

Onder de werkkostenregeling zijn vaste vergoedingen mogelijk voor posten die niet gericht zijn vrijgesteld (deze vergoeding vallen dan in het forfait). Voor gerichte vrijstellingen zijn vaste vergoedingen alleen onbelast mogelijk als aan deze vergoedingen een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt.

Onbelaste vaste vergoedingen voor intermediaire kosten zijn mogelijk indien aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• de werkgever kan het bedrag van de intermediaire kosten aannemelijk maken;
• de werkgever specificeert de kosten per kostenpost naar aard en veronderstelde omvang;
• de werkgever specificeert de vergoeding naar het bedrag dat ziet op intermediaire kosten, gerichte vrijstellingen en overige kosten;
• de werkgever onderbouwt de vergoeding met een onderzoek;
• op verzoek van de inspecteur wordt dit onderzoek herhaald;
• een aanvullende vergoeding is alleen mogelijk als de werkgever aannemelijk kan maken dat de werkelijke uitgaven hoger zijn dan de vaste vergoeding.

Mr. Jacqueline M. Ros FB is senior belastingadviseur loonheffingen bij De Jong & Laan Accountants B.V. Mocht u vragen hebben naar aanleiding van dit artikel, dan kunt u daar of bij een van de andere bij Het Regionaal Alternatief aangesloten kantoren terecht. Wij helpen u graag verder.