ESF-subsidie: inzicht in de werkzaamheden van uw accountant
; "print"){kind=logo}
De lidstaten van de Europese Unie kunnen hun werkgelegenheidsprojecten financieren. Hiervoor heeft Brussel een apart fonds opgericht, genaamd: Het Europees Sociaal Fonds, ofwel ESF.
Het ESF realiseert plannen voor ontwikkeling van menselijk potentieel. Het ESF helpt bijvoorbeeld mensen bij het verbreden van dan wel de terugkeer naar de arbeidsmarkt. Uit controles naar de besteding van de ESF-gelden in het verleden, blijkt dat er nogal wat onregelmatigheden voorkwamen. Zo waren bijvoorbeeld administraties niet op orde. Dit kan nadelige gevolgen met zich meebrengen waardoor ESF-gelden aan Brussel terug betaald moeten worden. Aan de andere kant komt het ook voor dat er minder subsidie geclaimd wordt, dan waarop eigenlijk recht is. Dit zijn situaties die uiteraard voorkomen moeten worden. Deskundig advies van uw accountant is hierbij onontbeerlijk.
Dit artikel gaat nader in op de voorwaarden c.q. administratieve eisen vanuit de subsidiegever en de werkzaamheden van uw accountant. Wat doet uw accountant eigenlijk naast het bieden van deskundig advies.
Voorwaarden vanuit subsidiegever
Om voor de subsidieregeling ESF-3 in aanmerking te komen moet aan een aantal administratieve vereisten worden voldaan. Er dient een projectadministratie gevoerd te worden. Deze projectadministratie moet bestaan uit een deelnemers-, een uren-, en een financiële administratie, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig, juist en volledig zijn vastgelegd. De gegevens moeten te verifiëren zijn met onderliggende bewijsstukken. In de regeling zijn hiervoor nadere voorschriften gegeven; De urenadministratie moet bijvoorbeeld inzicht verschaffen in de aan- en afwezigheid van de deelnemers.
Voorts moet de aanvrager tijdig voortgangsrapportages en een eindrapportage indienen. Per jaar moet een rapportage worden ingediend. Deze rapportage moet uiterlijk 2 maanden na afloop van de desbetreffende periode worden ingediend. De eindrapportage moet binnen 3 maanden na beëindiging van het project worden ingediend. Voor externe kosten, die subsidiabel zijn, geldt dat hiervoor de Europese regels inzake openbare aanbesteding van toepassing zijn. Indien er ook financiering vanuit andere externe bronnen wordt verkregen dient deze in mindering te worden gebracht op de subsidiabele kosten. dit geldt ook indien er inkomsten met het project worden gegenereerd.
Werkzaamheden van uw accountant
Het Ministerie van SZW heeft een controleprotocol afgegeven. Hierin staat vermeld dat er accountantscontrole dient plaats te vinden. Het gaat er bij de accountantscontrole van een ESF-subsidiedeclaratie primair om vast te
stellen in hoeverre de indiener van de declaratie de regeling heeft nageleefd. De einddeclaratie is een financiële verantwoording waarbij een accountantsverklaring dient te worden verkregen. De accountantsverklaring
geeft zowel een oordeel over de juistheid van de einddeclaratie alsmede over de rechtmatigheid hiervan.
Het Ministerie van SZW wenst zekerheid te verkrijgen dat de controlerend accountant tijdig op de hoogte is gesteld van de inhoud van het controleprotocol. Derhalve dient de accountant een preventieve opdrachtbevestiging of andere schriftelijke mededeling te zenden waarin de toepassing en naleving van het controleprotocol wordt bevestigd. Bij het
indienen van de projectsubsidieaanvraag dient U een kopie van deze bevestiging mee te sturen.
Volgens het controleprotocol dient de accountant de volgende werkzaamheden te verrichten:
- werkzaamheden voorafgaand aan de uitvoering
- interim controle
- eindcontrole
Werkzaamheden voorafgaand aan de controle
De accountant beoordeelt de opzet van de AO/IB (administratieve organisatie en interne beheersing). De uitkomsten van deze beoordeling worden schriftelijk aan de opdrachtgever gerapporteerd evenals de eventuele aanbevelingen die daarbij zijn gedaan.
Interim controle
De accountant stelt uiterlijk 6 maanden nadat het project is gestart, het bestaan en de werking van de AO/IB vast en rapporteert zijn bevindingen in de vorm van een managementletter. Het Ministerie van SZW ontvangt een afschrift van deze rapportage.
Eindcontrole
Bij de eindcontrole controleert de accountant de einddeclaratie. De accountant gaat onder meer na of de verantwoorde kosten juist en rechtmatig zijn en rapporteert in de vorm van een accountantsverklaring en eventueel een rapport van bevindingen indien er geen sprake is van een goedkeurende accountantsverklaring.
Het Ministerie van SZW kan steekproefsgewijs reviews uit (laten) voeren teneinde na te gaan of de accountants-controle met een deugdelijke grondslag en met inachtneming van het controleprotocol is uitgevoerd. In geval van een review moet de accountant er mee instemmen dat de controledossiers integraal aan de reviewers ter beschikking worden gesteld.